شغل امور اداری چیست؟

احتمالا در منابع کاریابی مختلف، با تعداد قابل‌توجهی از فرصت‌های استخدامی مرتبط با کارمند امور اداری مواجه شده‌اید. حقیقت این است که بسیاری از سازمان‌های دولتی و شرکت‌های خصوصی، به استخدام کارمند اداری نیاز دارند. از طرف دیگر شغل امور اداری، یکی از مشاغل پرطرفدار در بین بسیاری از نیروهای کاری است.

همین موضوع موجب می‌شود تا شغل امور اداری، یکی از شناخته‌شده‌ترین مشاغل موجود در بازار کار باشد. بااین‌حال ممکن است این سوالات برای شما مطرح شود که: «رشته امور اداری چیست؟» و «یک کارمند اداری دقیقا چه وظایفی را بر عهده دارد؟». در این مقاله ضمن معرفی رشته امور اداری، شما را با شرح وظایف امور اداری و برخی از مهم‌ترین مهارت های لازم برای کار اداری آشنا خواهیم نمود.

معرفی رشته امور اداری

بسیاری از افراد با پیگیری اخبار استخدامی، به دنبال آگهی‌های شغلی مانند آگهی استخدام کارمند اداری در بانک، شهرداری یا سایر دستگاه‌های دولتی در کشور هستند. همچنین آگهی‌های استخدامی کارمند اداری در شرکت‌های خصوصی معتبر را می‌توان جزء محبوب‌ترین آگهی‌های شغلی در بازار کار دانست. برای دریافت جدیدترین آگهی‌های استخدامی در شغل امور اداری، می‌توانید به آدرس زیر مراجعه کنید: https://karbord.io/jobs/office-clerk

در حقیقت امور اداری را می‌توان بخشی از کارهای موجود در هر شرکت یا سازمانی دانست. مدارس، دانشگاه‌ها، آموزشگاه‌ها، بیمارستان‌ها، شرکت‌های دولتی و خصوصی، همگی به استخدام افرادی برای انجام کارهای اداری نیاز دارند.

بدون انجام امور اداری در یک سازمان، ممکن است فعالیت‌ها به‌درستی انجام‌نشده یا با سرعت کمتری انجام شوند. همچنین ایجاد آشفتگی در امور اداری، از دیگر پیامدهای عدم حضور یک کارمند اداری در سازمان‌ها و شرکت‌ها است.

در اینجا ممکن است این سوالات برای شما مطرح شوند که: «رشته امور اداری چیست؟» یا «منظور از شغل امور اداری و مالی چیست؟». رشته امور اداری را می‌توان رشته‌ای از شاخه کاردانش دانست که شامل مجموعه‌ای از وظایف و مسئولیت‌های شغلی است. به شکلی که برای ورود حرفه‌ای به بازار کار امور اداری، دوره‌ دیپلم امور اداری در شاخه کاردانش ایجاد شده است.

دانش آموزان با گذراندن دروس موجود در رشته امور اداری، با مسئولیت‌های شغلی در مشاغل کارمند اداری و دبیرخانه، تحصیل‌دار و مسئول دفتر، آشنا خواهند شد. از دروس موجود در رشته امور اداری می‌توان به دروس مدیریتی، دروس حقوقی، دروس حسابداری، دروس کامپیوتر و دروس پایه اشاره کرد. درنهایت می‌توان هدف از رشته امور اداری را تربیت کاردان‌هایی دانست که ضمن آشنایی با اصول مدیریت اداری، بتوانند هماهنگی لازم را بین بخش‌های مختلف سازمان ایجاد نمایند.

در حقیقت حوزه امور اداری را می‌توان از مهم‌ترین و فعال‌ترین بخش‌های موجود در هر سازمانی دانست که با واحدهای مختلف در یک سازمان، در ارتباط است. به همین دلیل برای فعالیت در شغل کارمند اداری، شرایط و مهارت‌های مختلفی موردتوجه کارفرمایان قرار دارد. در بخش بعدی، به ارائه توضیحات بیشتر در این رابطه خواهیم پرداخت.

شرایط و مهارت های لازم برای کار اداری

معمولا با داشتن حداقل مدرک تحصیلی دیپلم، می‌توانید در شغل امور اداری مشغول به کارشده و کسب درآمد کنید. برای این منظور، داشتن مجموعه‌ای از مهارت‌ها و توانمندی‌های شغلی ضروری خواهد بود. در ادامه فهرستی از شرایط و مهارت های لازم برای کار اداری در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف، آورده شده است:

• سابقه کاری مرتبط
• آشنایی به زبان انگلیسی
• آشنایی با مجموعه برنامه‌های آفیس مانند ورد، اکسل و پاورپوینت
• مهارت ارتباط نوشتاری
• توانایی ارتباط کلامی
• سازمان‌دهی
• اعتمادبه‌نفس بالا
• مسئولیت‌پذیری
• توانایی انجام چند کار به شکل هم‌زمان
• مدیریت زمان
• توانایی گزارش دهی
• آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی
• امانت‌داری

شرح وظایف امور اداری

در شرح وظایف امور اداری، انجام فعالیت‌های مختلفی موردتوجه است. تایپ کردن نامه‌های اداری، ویرایش نامه‌های اداری و پر کردن فرم‌های اداری، ازجمله مهم‌ترین وظایف یک کارمند امور اداری هستند. همچنین پاسخ دادن به تماس‌های تلفنی سازمان و ارائه راهنمایی‌های لازم به فرد تماس‌گیرنده، از دیگر وظایف تعریف‌شده در شغل امور اداری است.

معمولا وظایف روزانه یک کارمند اداری بر اساس نیازهای کارفرما و نوع کارهای در حال انجام در یک اداره، ممکن است با تغییراتی مواجه شوند. بااین‌حال در شغل امور اداری، فرد باید تمام وظایف و مسئولیت‌های محوله را تا رسیدن به نتیجه مطلوب پیگیری نماید.

یکی دیگر از وظایف و مسئولیت‌های موردتوجه برای یک کارمند اداری، انجام مکاتبات اداری است. همچنین ارائه گزارش‌های لازم به مدیریت از نحوه پیشرفت کار، بخشی از وظایف روزانه یک کارمند اداری را تشکیل می‌دهد. در ادامه، به برخی دیگر از مسئولیت‌های موردتوجه در شرح وظایف امور اداری اشاره شده است:

• حفظ اطلاعات محرمانه اشخاص و سازمان‌ها و رعایت قوانین سازمان در این زمینه
• بایگانی نمودن اسناد و مدارک مختلف به شکل فیزیکی یا الکترونیکی
• تهیه رونوشت از اسناد و مدارک
• کار با ماشین‌های اداری مانند دستگاه کپی، پرینتر و فکس
• مدیریت و سازمان‌دهی تجهیزات اداری
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های اداری
• اخذ تأییدیه نامه از مدیریت و واحدهای سازمان
• رسیدگی به مراجعات حضوری افراد و پاسخ‌گویی به ارباب‌رجوع
• جمع‌آوری اطلاعات لازم جهت آماده‌سازی گزارش‌های موردنظر
• حفظ و نگهداری اسناد و نامه‌های اداری
• ارسال پیام مدیرعامل به سایر کارکنان
• ارائه پیشنهاد جهت بهبود فعالیت‌های اداری

همچنین یک کارمند اداری ممکن است با بخش‌های مختلف سازمان، همکاری مستمری داشته باشد. به‌عنوان‌مثال، همکاری و هماهنگی با بخش منابع انسانی در حوزه جذب و استخدام نیروهای جدید در سازمان یا تعامل با واحد روابط عمومی و تشریفات، از دیگر وظایف و مسئولیت‌های موجود در شغل کارمند اداری هستند.

تیپ‌های شخصیتی مناسب برای شغل امور اداری

یکی از عوامل موثر در انتخاب شغل مناسب، توجه نمودن به ویژگی‌های شخصیتی است. به شکلی که با توجه به علایق و استعدادهای فردی، می‌توان بهترین مسیر شغلی را انتخاب نمود. درنتیجه پیش از شرکت در جلسه مصاحبه شغل کارشناس امور اداری، بهتر است با تیپ‌های شخصیتی مناسب برای فعالیت در این حرفه آشنایی داشته باشید.

به شکلی که اگر شما فردی با ویژگی‌های شخصیتی جزئی‌نگر و منظم هستید که از کار کردن در محیط‌های سازمان‌یافته لذت می‌برید، احتمالا شغل کارمند اداری می‌تواند شغل مناسبی برای شما باشد.

همچنین کارمندان اداری معمولا افرادی اجتماعی، واقع‌گرا و با روحیه جستجوگری هستند که از انجام تحقیق لذت می‌برند. به‌علاوه این افراد را می‌توان نیروهای کاری وظیفه‌شناسی دانست که از کمک کردن به دیگران دریغ نخواهند کرد.

بازار کار رشته امور اداری

با فعالیت در شغل کارمند اداری، می‌توانید در صنایع و بخش‌های اقتصادی مختلف مشغول به کار شوید. در صورت فعالیت در شرکت‌های خصوصی، امکان پیدا کردن کار در صنایعی مانند صنعت لوازم‌خانگی، فناوری اطلاعات، صنایع غذایی، بیمه، صنعت ساختمان و صنایع نفت، گاز و پتروشیمی را خواهید داشت. در ادامه فهرستی از شرکت‌های معتبری که اخیرا آگهی استخدام کارمند اداری را منتشر کرده‌اند، آورده شده است:

• فناپ زیرساخت
• گروه مشاورین و مهندسین هیرو
• شرکت نانودارو پژوهان پردیس
• ایساتیس پارس تجهیز
• گروه صنعتی کاشی تبریز
• آچاره
• پتروپالایش تکران پارس
•  مجموعه مدارس هدف
• طاهاگشت
• بهمن موتور

جمع‌بندی

شغل امور اداری یکی از مشاغل ضروری و بسیار مهم در اغلب شرکت‌ها و سازمان‌ها است. به شکلی که با تحصیل و فعالیت در رشته امور اداری، می‌توانید در سازمان‌های دولتی و شرکت‌های خصوصی معتبر مشغول به کار شوید.

در این مقاله با شرح وظایف امور اداری و مهارت های لازم برای کار اداری، آشنا شدیم. همچنین با بررسی بازار کار این حوزه، به برخی از جدیدترین فرصت‌های استخدامی کارمند اداری نگاهی انداختیم.